Privacyverklaring Bike Totaal Lease

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Hier beschrijf je Dynamo Lease B.V. als verwerkingsverantwoordelijke, inclusief de handelsnaam Bike Totaal Lease en de contactgegevens voor privacyvragen.

2. Voor wie geldt dit privacy statement?

Licht toe dat deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie Bike Totaal Lease persoonsgegevens verwerkt.

• Websitebezoekers

• Werkgevers

• Contactpersonen

• Medewerkers en berijders

• Dealers en fietsspecialisten

• Prospects, klanten en zakelijke relaties

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Korte introductie waarin wordt uitgelegd dat de persoonsgegevens die worden verwerkt afhankelijk zijn van de rol en de dienstverlening.

3.1 Websitebezoekers en formulieraanvragen

Beschrijf welke gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld:

• Bedrijfsnaam

• Naam

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Inhoud van een aanvraag

• Technische gegevens

• Marketingvoorkeuren

3.2 Werkgevers en contactpersonen

Beschrijf welke gegevens worden verwerkt en waarvoor deze worden gebruikt.

3.3 Medewerkers en berijders

Beschrijf de persoonsgegevens die nodig zijn voor deelname aan de leasefietsregeling.

3.4 Dealers en fietsspecialisten

Beschrijf welke gegevens worden verwerkt voor levering, onderhoud en service.

3.5 Calculatorgegevens

Leg uit dat ingevoerde gegevens uitsluitend tijdelijk worden gebruikt voor het maken van een berekening en niet structureel worden opgeslagen.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Maak hiervan een overzichtelijke opsomming van de verwerkingsdoeleinden, zoals:

• Informatieaanvragen behandelen

• Contact onderhouden

• Werkgevers aansluiten

• Leasefietsregeling uitvoeren

• Leasecontracten beheren

• Levering, onderhoud en verzekering organiseren

• Facturatie en administratie

• Klantenservice

• Relatiebeheer

• Website verbeteren

• Marketing

• Beveiliging

• Wettelijke verplichtingen

• Klachten behandelen

5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van: 

• de uitvoering van een overeenkomst of de voorbereiding daarop; 

• het gerechtvaardigd belang van Bike Totaal Lease, bijvoorbeeld voor relatiebeheer, beveiliging, administratie en verbetering van onze dienstverlening; 

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen; 

• toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of marketingcommunicatie. 

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kan deze toestemming altijd worden ingetrokken. 

6. Leasefietsregeling en gezamenlijke verantwoordelijkheid met werkgever

Wanneer jouw werkgever een leasefietsregeling aanbiedt via Bike Totaal Lease, verwerken zowel de werkgever als Dynamo Lease B.V. persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van deze regeling.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Voor bepaalde verwerkingen, zoals de deelname aan de regeling, het beoordelen van leaseaanvragen en de administratieve afstemming, bepalen de werkgever en Dynamo Lease B.V. gezamenlijk het doel en de middelen van de verwerking. In deze situaties zijn beide partijen gezamenlijk verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke

Voor andere verwerkingen, zoals het beheer van het platform, de contractadministratie, facturatie en de uitvoering van de dienstverlening via Bike Totaal Lease, treedt Dynamo Lease B.V. zelfstandig op als verwerkingsverantwoordelijke.

Privacyrechten uitoefenen

Wil je gebruikmaken van jouw privacyrechten? Neem dan contact met ons op via privacy@biketotaallease.com. Heeft jouw verzoek ook betrekking op verwerkingen waarvoor de werkgever verantwoordelijk is, dan stemmen wij dit waar nodig af met jouw werkgever.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Voor de uitvoering van onze dienstverlening kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te delen met andere partijen. Wij doen dit uitsluitend wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de leasefietsregeling, onze administratie, communicatie, de beveiliging van onze website of marketingactiviteiten. Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij passende afspraken over een zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens.

7.1 Werkgever

Wanneer je deelneemt aan een leasefietsregeling, kunnen wij persoonsgegevens delen met jouw werkgever. Dit is noodzakelijk voor de deelname aan de regeling, de beoordeling van leaseaanvragen, de administratieve verwerking en de uitvoering van de afspraken tussen werkgever en medewerker.

7.2 HelloRider

Voor het uitvoeren van de leasefietsregeling maken wij gebruik van het platform van HelloRider. Via dit platform worden onder andere werkgevers aangesloten, leaseaanvragen verwerkt en leasecontracten beheerd.

Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, zoals jouw naam, e-mailadres, werkgever, gegevens over de gekozen fiets en gegevens uit het leasecontract.

HelloRider verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend voor het aanbieden, beheren, beveiligen en ondersteunen van het platform en de uitvoering van de leasefietsregeling. Met HelloRider zijn afspraken gemaakt over een passende bescherming en beveiliging van persoonsgegevens.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door HelloRider vind je in de privacyverklaring van HelloRider.

7.3 Aangesloten dealers en fietsspecialisten

Voor de levering, het onderhoud en de service van jouw leasefiets kunnen aangesloten Bike Totaal- en DRS-dealers persoonsgegevens ontvangen. Hierbij kan het gaan om jouw naam, contactgegevens en gegevens over de gekozen fiets.

7.4 ENRA

Voor verzekering, schadeafhandeling en pechhulp werken wij samen met ENRA. De verzekering wordt afgesloten op naam van Dynamo Lease B.V.

ENRA ontvangt in beginsel geen naam- en adresgegevens van de berijder. Wanneer dit noodzakelijk is voor verzekering, schadeafhandeling of pechhulp, kunnen wel fietsgegevens worden verwerkt, zoals het type fiets, het framenummer en gegevens over schade of pechgevallen.

7.5 Dynamo Retail Group en dienstverleners

Binnen Dynamo Retail Group kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor interne ondersteuning, administratie, rapportages, beheer en bedrijfsvoering.

Daarnaast werken wij samen met gespecialiseerde dienstverleners op het gebied van onder andere IT, hosting, CRM, boekhouding, facturatie, e-mailcommunicatie, marketing, analyse, beveiliging en klantenservice. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor hun dienstverlening aan Bike Totaal Lease.

Voor onze financiële administratie, facturatie, controles en contractadministratie verwerken wij gegevens van werkgevers, factuurgegevens, contractgegevens en – waar noodzakelijk – beperkte gegevens van berijders, leasecontracten en fietsen.

7.6 Overheidsinstanties en toezichthouders

Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen wij persoonsgegevens delen met overheidsinstanties, toezichthouders of andere bevoegde organisaties.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Op de website van Bike Totaal Lease maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Hiermee zorgen wij ervoor dat de website goed functioneert, analyseren wij het gebruik van onze website en verbeteren wij onze dienstverlening en online campagnes.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor een goed werkende website. Zonder deze cookies kunnen bepaalde onderdelen van de website niet goed functioneren.

Analytische cookies

Met analytische cookies verzamelen wij informatie over het gebruik van onze website. Deze gegevens helpen ons om de website gebruiksvriendelijker te maken en onze dienstverlening continu te verbeteren.

Marketingcookies

Marketingcookies gebruiken wij om bezoekers relevante advertenties te tonen en de resultaten van marketingcampagnes te meten. Hiervoor kunnen gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, cookie-ID, browsergegevens, apparaatgegevens, bezochte pagina's, klikgedrag en interacties met onze website of e-mails.

Wanneer hiervoor toestemming is vereist, plaatsen wij analytische en marketingcookies pas nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookie-instellingen.

Welke tools gebruiken wij?

Voor analyse- en marketingdoeleinden maken wij onder andere gebruik van:

• Google Analytics 4

• Google Ads Conversion Tracking

• LinkedIn Insight Tag

• Leadinfo

Via de cookie-instellingen op onze website kun je op ieder moment jouw voorkeuren aanpassen, toestemming beheren of eerder gegeven toestemming intrekken.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Daarbij houden wij rekening met wettelijke bewaartermijnen, administratieve verplichtingen, contractuele afspraken en eventuele vragen of geschillen die na afloop van onze dienstverlening kunnen ontstaan.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

10. Beveiliging

De bescherming van jouw persoonsgegevens vinden wij belangrijk. Daarom nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging.

Alleen medewerkers die persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden krijgen toegang tot deze gegevens. Ook maken wij met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken afspraken over een passende beveiliging van persoonsgegevens.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Voor sommige leveranciers van analyse-, communicatie- en marketingdiensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit doen wij bijvoorbeeld door gebruik te maken van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of andere wettelijk toegestane beschermingsmaatregelen.

12. Rechten van betrokkenen

Wanneer wij persoonsgegevens van je verwerken, heb je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten.

Recht op inzage

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken.

Recht op correctie

Je kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten aanpassen.

Recht op verwijdering

In bepaalde situaties kun je verzoeken om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Je kunt verzoeken om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gangbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen aan een andere organisatie.

Recht van bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens.

Toestemming intrekken

Wanneer een verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment weer intrekken.

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Stuur dan een verzoek naar privacy@biketotaallease.com. Om jouw persoonsgegevens te beschermen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om jouw identiteit te verifiëren.

13. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via privacy@biketotaallease.com. Wij helpen je graag verder en zoeken samen naar een passende oplossing.

Ben je niet tevreden over de afhandeling van jouw klacht? Dan heb je daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.